Digitalna revolucija u arhiviranju računa: e-arhiv jamči sigurnost i vjerodostojnost
Na panel diskusiji o arhiviranju e-računa, u organizaciji Večernjeg lista i Poslovnog dnevnika, Finina direktorica Sektora digitalnih rješenja posebno je istaknula važnost sigurnosti elektroničkog arhiva te očuvanja cjelovitosti dokumenata
U zagrebačkom hotelu Sheraton 31. ožujka 2025. održana je panel diskusija pod nazivom „Digitalno desetljeće Europe i Fiskalizacija 2.0 – Zašto više ne možemo ignorirati nepravilnosti u arhiviranju e-računa“. Panel su organizirali Večernji list i Poslovni dnevnik kako bi se stručnjaci osvrnuli na novu regulativu te ukazali na česte pogreške kod elektroničkog arhiviranja računa.
Na panelu su sudjelovali Andreja Kajtaz, direktorica Sektora digitalnih rješenja u Fini, Josip Kovačec, glavni operativni direktor tvrtke Elektronički računi d.o.o., Renata Kalčić, pomoćnica ravnatelja u Sektoru za normativnu djelatnost, edukaciju i međunarodnu suradnju, Helena Schmidt, partnerica u Odjelu poreza i voditeljica hrvatskog ureda Deloittea te Hrvoje Staničić, predstojnik Katedre za arhivistiku i dokumentaristiku te prodekan za poslovanje Filozofskog fakulteta Sveučilišta u Zagrebu.
Direktorica Fininog Sektora digitalnih rješenja Andreja Kajtaz istaknula je prednosti e-arhive u odnosu na tradicionalnu fizičku arhivu:
„Papirnati računi i dokumenti pohranjeni u skladištima izloženi su brojnim rizicima poput poplava, potresa ili najezda štetočina. Elektroničko arhiviranje znatno je sigurnije, ali zahtijeva specifične mjere zaštite. Nužno je osigurati trajnost i nepromjenjivost elektroničkih dokumenata pomoću digitalnih certifikata, vremenskih žigova i pričuvnih lokacija za sigurnosne kopije, kako bi korisnici imali stalan pristup svojim podatcima“, pojasnila je Kajtaz. Naglasila je kako e-računi moraju biti arhivirani na mjestu koje jamči trajnost, sigurnost, cjelovitost i vjerodostojnost dokumentacije, što Fina već sada uspješno osigurava.
Prodekan Hrvoje Staničić upozorio je na važnu razliku između originalnog digitalnog dokumenta i kopija:
„Original e-računa je njegov XML format. Skenirana papirnata verzija ili sigurnosna kopija nisu jednako pravno vrijedne kao digitalni izvornik. Sigurnosna kopija je tek dodatna zaštita, nikako zamjena za pravilnu arhivu“, naglasio je.
Andreja Kajtaz istaknula je i specifičan izazov malih poduzetnika koji dosad nisu koristili e-račun u javnoj nabavi, pa stoga nisu koristili XML format:
„Nova regulativa donosi obvezu razmjene računa u izvornom XML formatu, dok PDF služi isključivo za vizualizaciju. Podaci u XML-u i PDF-u moraju biti identični, što predstavlja novi izazov za mnoge male poduzetnike koji tek sada počinju shvaćati važnost ispravnog arhiviranja e-računa. Zbog toga bilježimo velik interes za edukaciju i primjenu naših usluga“, rekla je Kajtaz.
Zaključno je napomenula kako Fina pruža različita rješenja prilagođena potrebama poduzetnika. Veći poslovni sustavi mogu integrirati uslugu Fina e-Račun u svoje interne sustave, dok manje tvrtke često koriste web aplikaciju ili uslugu slanja i primanja e-računa, što im omogućava sigurnu i jednostavnu prilagodbu novim zakonskim zahtjevima.
