„Papirnati računi su prošlost – saznajte kako ispravno pohraniti svoje e-račune“
U intervjuu za 24sata direktorica Sektora za digitalna rješenja u Fini Andreja Kajtaz objasnila je ključne novosti oko pohrane e-računa te mogućnosti koje Fina nudi svojim korisnicima
Intervju objavljen u tiskanom izdanju 24sata 11. travnja 2025. prenosimo u cijelosti:
Poslovni subjekti će od 2026. morati uvesti obveznu razmjenu i arhiviranje e-računa. Ovim potezom nastoji se osigurati brže plaćanje, smanjenje troškova i visok stupanj automatizacije procesa. Koji su načini za pravodobno prilagođavanje ovom propisu, otkriva Andreja Kajtaz, direktorica Sektora za digitalna rješenja u Fini.
- Do sada su tvrtke imale obvezu razmjene e-računa isključivo s obveznicima javne nabave, a razmjena između poslovnih subjekata bila je dobrovoljna. Fiskalizacija 2.0 donosi značajnu promjenu, uvodi obvezu razmjene e-računa među svim poslovnim subjektima, kao i njihovo fiskaliziranje u skladu s budućim Zakonom o fiskalizaciji, koji je u pripremi. Sukladno Zakonu o računovodstvu, i dalje ostaje obveza ispravne elektroničke pohrane svih e-računa tijekom propisanog razdoblja. Svjesni smo da ove promjene predstavljaju izazov za poduzetnike, ali istodobno nude priliku za digitalizaciju poslovnih procesa, veću interoperabilnost, povećanje sigurnosti i značajnu uštedu vremena.
Međutim, mnogi poduzetnici još nisu potpuno upoznati s tim što je to točno e-račun i kako se ispravno pohranjuje.
– E-račun nije PDF dokument nego strukturirani XML format koji sadrži sve zakonom propisane elemente i omogućuje automatsku obradu podataka u računovodstvenim sustavima. PDF služi kao vizualni prikaz e-računa, ali sam po sebi označava samo ispravnu vizualnu interpretaciju podataka koji se nalaze u strukturi XML-a. Još jedna česta pogreška je ispisivanje e-računa na papir. Važno je istaknuti da e-račun mora ostati u svom izvornom, elektroničkom obliku, kako bi zadržao ispravnost i bio usklađen sa zakonskim zahtjevima - objašnjava nam Kajtaz.
e-Arhiv za pohranjivanje računa
Fina nastoji pružiti poduzetnicima konkretnu podršku kako bi se pravodobno te bez administrativnog opterećenja i neočekivanih troškova prilagodili obvezama koje ih čekaju od iduće godine. Zato su pokrenuli akciju za pohranjivanje e-računa u Fina e-Arhivu na šest mjeseci, bez naknade i ugovorne obveze.
- Korisnicima usluge Fina e-Račun svi e-računi razmijenjeni tijekom tekuće godine dostupni su unutar sustava, a stariji e-računi dostupni su uz pomoć usluge dugotrajne pohrane. Kako bismo korisnicima Fina e-Računa olakšali prilagodbu na nove obveze, omogućili smo im da aktivacijom Fina e-Arhiva besplatno pristupe starim e-računima koje su prethodno razmjenjivali putem sustava. Novi, odnosno tekući e-računi arhiviraju se automatski. U okviru ove promotivne akcije svi postojeći i novi korisnici Fina e-Računa mogu besplatno trajno pohraniti svoje stare e-račune u Fina e-Arhiv, bez naknade i bez ugovorne obveze. Također, ovu pogodnost mogu iskoristiti i oni koji se još ne koriste Fina e-Računom. Njima će uslugu početi naplaćivati tek nakon isteka promotivnog razdoblja od šest mjeseci - kaže Kajtaz.
U Fina e-Arhivu poduzetnici mogu čuvati svoje digitalne dokumente i pristupati im u bilo kojem trenutku uz maksimalnu razinu sigurnosti.
- Fina e-Arhiv omogućuje sigurnu pohranu poslovne dokumentacije prema najvišim standardima zaštite podataka. Svaki dokument opremljen je vremenskim žigom, koji jamči njegovu autentičnost i precizno vrijeme pohrane. Zahvaljujući mogućnosti automatiziranog arhiviranja iz servisa Fina e-Račun, naprednim opcijama pretraživanja, upravljanja pravima pristupa te fleksibilnom korištenju putem web aplikacije ili integracije s poslovnim sustavima, korisnicima omogućujemo centraliziranu pohranu dokumenata uz istodobno smanjenje troškova. Naša infrastruktura usklađena je s najvišim sigurnosnim standardima, a iskustvo i stručnost našeg tima čine nas pouzdanim partnerom za sve tvrtke koje žele sigurno, učinkovito i jednostavno poslovati u digitalnom okruženju.
Kako se prijaviti?
Za prijavu na promotivnu akciju potrebno je do 30.4. posjetiti Fininu web stranicu, ispuniti online obrazac i aktivirati šest mjeseci arhiviranja e-računa bez naknade.
- Mislim da je ovo izuzetno dobra prilika jer tvrtke zapravo nemaju što izgubiti. Nudimo im izvrsnu uslugu, a ako tijekom tog perioda postanu i korisnici Fina e-Računa, bit će im omogućen potpuno automatiziran proces dugotrajne pohrane njihovih tekućih e-računa. Pozivamo sve poduzetnike da iskoriste ovu priliku te da osiguraju dugoročnu i sigurnu pohranu svojih e-računa - zaključuje Kajtaz.
